Der Bundesfinanzhof (BFH) hat mit Urteil vom 24.3.2026 die Anforderungen an die Aufzeichnungspflichten für Aufwendungen eines häuslichen Arbeitszimmers bei selbstständig tätigen Steuerpflichtigen erheblich verschärft.
Im entschiedenen Fall hatte ein selbstständig tätiger Steuerpflichtiger Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer als Betriebsausgaben geltend gemacht. Die Belege hierfür lagen zwar vor, die Aufwendungen wurden jedoch nicht laufend und gesondert sowie zeitnah von den übrigen Betriebsausgaben aufgezeichnet, sondern erst im Rahmen der Erstellung der Einnahmenüberschussrechnung zusammengestellt. Der BFH versagte den Betriebsausgabenabzug vollständig. Eine Sammlung von Rechnungen, die dann nachträglich zusammengestellt und aufgezeichnet werden, genügt den Anforderungen nicht. Auch muss die Trennung von privaten Aufwendungen und jenen für das häusliche Arbeitszimmer klar erkennbar sein.
Rein praktisch können die Aufwendungen entweder in einer gesonderten handschriftlichen oder digitalen Liste erfasst werden oder in einer separaten Spalte der laufenden Buchführung. Die berühmte Belegsammlung im Schuhkarton reicht zur Dokumentation demnach nicht mehr, aus der der Steuerberater oder der Steuerpflichtige selbst schließlich die Steuererklärung bzw. die Gewinnermittlung fertigt.
Eine zeitnahe Erledigung liegt i. d. R. vor, wenn die Aufzeichnungen anhand der Belege innerhalb von 10 Tagen erfolgen. Allenfalls kann eine Erledigung innerhalb eines Monats in Ausnahmefällen erfolgen. Diese gängige Rechtsprechung des BFH hat der Kläger jedoch nicht beachtet, sodass keine Berücksichtigung der Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer erfolgen konnte.