Workation: Was Arbeitgeber und Arbeitnehmer beachten müssen

Ermöglichen in Deutsch­land ansäs­sige Unternehmen ihrer Belegschaft das kurzfristige mobile Arbeit­en aus dem Aus­land, auch Worka­tion genan­nt, ist dies für viele Job­suchende eines von mehreren Kri­te­rien, sich für oder gegen eine Arbeit­sauf­nahme in dem betr­e­f­fend­en Unternehmen oder für einen Job­wech­sel zu entschei­den. Mit­tler­weile erwarten laut ein­er Worka­tion-Studie deut­lich mehr als die Hälfte der Beschäftigten von ihren Arbeit­ge­bern, dass mobiles Arbeit­en nicht nur im Inland, son­dern auch aus dem Aus­land ermöglicht wird.

Gle­ich­wohl sind sowohl die Unternehmen als auch die Beschäftigten oft nicht hin­re­ichend über die rechtlichen und steuer­lichen Voraus­set­zun­gen und Fol­gen informiert. In den Arbeitsverträ­gen und Zusatzvere­in­barun­gen find­en sich häu­fig keine rechtssicheren Vere­in­barun­gen.  

Deut­lich definierte Regelun­gen sind allein aus Haf­tungs­grün­den sehr wichtig. Die Unternehmen soll­ten daher steuer‑, arbeits- und sozialver­sicherungsrechtliche Regelun­gen vor­ab prüfen bzw. prüfen lassen. Worka­tion ist deut­lich abzu­gren­zen von ein­er dauer­haften Tätigkeit im Aus­land für das Unternehmen, aber auch die Arbeit in ein­er aus­ländis­chen Nieder­las­sung eines deutschen Unternehmens stellt keine Worka­tion dar.

Fol­gende Punk­te soll­ten vor­ab gek­lärt bzw. ver­traglich vere­in­bart wer­den:

• Inner­be­triebliche Regelun­gen soll­ten klarstellen, welche Beschäf­ti­gungs­grup­pen das Worka­tion-Ange­bot nutzen kön­nen.
• Bei ein­er vorüberge­hen­den Worka­tion bis zu 4 Wochen gilt deutsches Arbeit­srecht, Feiertage am Arbeit­sort gel­ten auch für den Beschäftigten.
• Bei ein­er länger als 4 Wochen andauern­den Worka­tion muss das Unternehmen den Beschäftigten einen schriftlichen Nach­weis hierüber sowie weit­ere Angaben aushändi­gen, z. B. über die Dauer des Aufen­thalts und die Währung, in der das Arbeit­sent­gelt gezahlt wird (Nach­weis­ge­setz).
• Bei ein­er mehr als 6 Monate andauern­den Worka­tion gilt das Arbeit­srecht des Worka­tion-Lan­des im Hin­blick auf Ent­loh­nung, Kündi­gungs­fris­ten, Arbeit­szeit­en und Urlaub­sansprüche.
• Län­gere Worka­tion in Nicht-EU-Län­dern führen i. d. R. zur Notwendigkeit eines Visums, ein Touris­ten­vi­sum ist nicht aus­re­ichend. Ggf. ist ein Arbeits- oder spezielles Worka­tionsvi­sum zu beantra­gen, welch­es es in eini­gen Län­dern bere­its gibt.

Achtung: Wer ohne Arbeit­ser­laub­nis arbeit­et, gilt als ille­gal beschäftigt, kann ggf. aus­gewiesen und mit Ein­rei­se­ver­boten belegt wer­den. Für den Arbeit­ge­ber kann ein der­ar­tiges Vorge­hen zu ein­er Gewer­be­un­ter­sa­gung mit hohen Bußgeldern führen.

• Inner­halb der EU, der EWR und der Schweiz kön­nen Beschäftigte sich zu Arbeit­szweck­en uneingeschränkt aufhal­ten. Ein Visum wird nicht benötigt. Allerd­ings sind in den meis­ten Län­dern Melde- oder Reg­istri­erpflicht­en zu beacht­en.
• Wer max. 183 Tage im Jahr im Aus­land arbeit­et, bleibt in Deutsch­land unbeschränkt steuerpflichtig, bei län­gerem Aufen­thalt entste­ht die Steuerpflicht im Aus­land.
• Dauert eine Worka­tion länger als 4 Wochen, muss ins­beson­dere der Arbeit­ge­ber arbeits- und steuer­rechtliche Fol­gen beacht­en. Hierüber sollte der Arbeit­ge­ber sich auch immer selb­st­ständig informieren.

Die Beach­tung der sozialver­sicherungsrechtlichen Voraus­set­zun­gen und Fol­gen sind eben­falls wichtig.

• Bei ein­er Worka­tion im Drit­t­land — außer­halb der EU — muss geprüft wer­den, ob zwis­chen Deutsch­land und dem jew­eili­gen Staat ein Sozialver­sicherungsabkom­men beste­ht. Diese Infor­ma­tion sollte rechtzeit­ig einge­holt wer­den. Beratung bzw. Rück­sprache mit ein­er Fachkraft in Aus­land­sentsendungs­fra­gen ist hier hil­fre­ich.
• Bei ein­er Worka­tion inner­halb der EU, EWR oder Schweiz benötigt der Arbeit­nehmer eine sog. A1-Bescheini­gung, die dem Nach­weis der Ver­sicherungszuge­hörigkeit dient und elek­tro­n­isch vom Arbeit­ge­ber oder Arbeit­nehmer beantragt wer­den kann.
• Zu beacht­en ist, dass auch Gren­zgänger seit 2025 eine solche A1-Bescheini­gung benöti­gen, selb­st wenn keine Worka­tion stat­tfind­et.

Wenn ein Arbeit­ge­ber ein­er Worka­tion im EU-Aus­land zus­timmt, gilt dieser Umstand sozialver­sicherungsrechtlich als Entsendung. Der Arbeit­ge­ber verpflichtet sich damit, für das Beste­hen eines Kranken­ver­sicherungss­chutzes sein­er Mitar­beit­er und der mitreisenden Fam­i­lien­ange­höri­gen zu haften bzw. dafür Sorge zu tra­gen, dass dieser beste­ht.

Die vorüberge­hende Entsendung eines Mitar­beit­ers aus Deutsch­land im Auf­trag des inländis­chen Unternehmens in das europäis­che Aus­land muss im Voraus zeitlich befris­tet sein. Das Ent­gelt muss in Deutsch­land abgerech­net wer­den. Eine Aus­land­sentsendung liegt nicht vor, wenn die entsandte Per­son im Aus­land lebt und von einem deutschen Unternehmen für eine Tätigkeit in ihrem Heimat­staat oder einem anderen Land eingestellt wird. Die Per­son darf vor der Tätigkeit nicht in Deutsch­land beschäftigt gewe­sen sein oder zuvor in Deutsch­land ihren Wohn­sitz oder gewöhn­lichen Aufen­thalt gehabt haben.